Son zamanlarda daha çok eğitimle ilgili birçok şey yazdım ve size söz veriyorum ki bu tamamen nasıl yapılır kılavuzlarından oluşan bir alt yığın olmayacak. İçeriğin kültürel analizi ve nasıl yapılır arasında hızla gidip gelmeye başladığını da fark ettim ama hey denilen şey, ücretsiz, değil mi? Eğer buna para ödersem kendimi daha kötü hissederim.
Her neyse, son zamanlarda işimin nasıl çalıştığını ve bunun gerçekte ne kadarının birisine bir şey yaptıran bir e-posta yazmaya bağlı olduğunu düşünüyordum. Bunun tek şey olduğunu söylemek kesinlikle indirgemecidir, ancak sürecin ne kadar sıklıkla birisine bir e-posta veya bir Dm’ye dayanarak bir şey yaptırıp yaptıramayacağıma kadar inmesi de dikkate değerdir.
Bu yüzden temelde tamamen bunun nasıl çalıştığı ve ne anlama geldiğiyle ilgili bir haber bülteni yazıyorum. Bunların bir kısmı bariz görünebilir, ancak gördüğüm halkla ilişkiler konuşmalarının %99’una dayanarak pek bilinmiyor.
Neden bu e-postayı bu kişiye gönderiyorum?
Çoğu zaman e-postalar, amaçlarına veya varlıklarına çok az önem verilerek gönderilir. Bazen bir noktaları varmış gibi görünebilir. Örneğin sizinle neredeyse hiç ilgili olmayan bir “hikaye fikri” gönderen bir halkla ilişkiler uzmanı, ancak bunun mantık içinden akmadığı görülüyor. Yazdığınız şeyin ruhu, gerçekten bir şeyler yapmaya adanmalı ve içindeki her şey bu amacın bir parçası olmalıdır.
Ayrıca, e-postanın gerçekten gideceği kişi için geçerli olması gerekir. Bu, onları araştırmanız ve yalnızca kim olduklarını ve ne yaptıklarını değil, aynı zamanda gönderdiğiniz e-postayı onlara nasıl uygulanabilir hale getirebileceğinizi anlamanız gerektiği anlamına gelir.
Örneğin, kötü bir PR satış konuşması genellikle kötüdür çünkü amacı, “bir hikaye elde etmek” oldukça belirsizdir ve aslında e-postanın içeriğiyle bağlantılı değildir. İyi bir PR konuşması, uygun olduğu birine yazılır ve iletilir ve aslında o şeyin gerçekleşmesi için bir şeyler yapar. Özünde, “bir hikaye almıyorsunuz”, söz konusu kişinin müşteriyle konuşmasını, bir bağlantıya tıklamasını, bir şeyi okumasını ve üzerinde harekete geçmesini sağlamaya çalışıyorsunuz, temelde o şeyi yapmayı kolaylaştırıyor. İstiyorsunuz ki istediğiniz diğer şey de olsun.
Bir muhabire bir şeyi haber vermelerini sağlamak amacıyla konuşuyorsam, onlara ne hakkında olduğunu söyleyen kısa bir e-posta gönderirim ve net bir harekete geçirici mesajla bitiririm, ya haberin kaynakları burada ( bir e-postaya, bazı alıntılara ve resimlere dayalı bir hikaye yazacak bir muhabir olduklarını varsayarsak, belirli endüstri basınında olur) veya aynı şey, ancak varlıklarla biter (çünkü onlara ihtiyaç duyacaklar) ve bir söz konusu müşteriyle ne zaman konuşmakta özgür oldukları sorusu.
Ne istediğinizi açıkça belirtmek ve onlara özellikle okuyan kişiye ideal olarak istediğiniz kararı vermek için ihtiyaç duydukları her şeyi vermek istiyorsunuz.
Bu, temelde kendinizi bir şeye ihtiyaç duyduğunuz yerde bulduğunuz herhangi bir durum için geçerlidir. Okuyan kişi için, net niyetlerle, onlar için geçerli olan bir şeyler yazmak istiyorsunuz.
Ne istiyorum, ve neyi bilmeleri gerekiyor?
Bir otel müdürüne kötü bir konaklama geçirdiğinizden şikayet ettiğinizi varsayalım. Pek çok insanın sahip olduğu abartma, onları korkutmak için tehditler ve kötü sözlerle çıldırmaktır. Bu kimseyi motive etmez! Yapmak istediğiniz tam olarak ne olduğunu, olanların sonuçlarını ve karşılığında ne istediğinizi ortaya koymaktır. Mutsuz olduğunuzu ve tazminat olmadıkça bir daha orada kalmayacağınızı bile katlayabilirsiniz. Önemli olan, e-postanın sadece bir öfke ve zehir şapı olmamasıdır. Böyle hissetseniz bile, söz konusu kişi muhtemelen kötü bir şey yapmadı ve o sırada yardımcı olmadıysa bile ikna edici ve açıklayıcı olmak, birini incitmekten yüz kat daha etkilidir.
Halkla ilişkiler alanında, birisine bir şey hakkında e-posta yazmak genellikle bazı temel şeylere inmelidir:
-Sorun ne?
-Yeni ne var?
-Neden benimle alakalı?
-Bu konuda daha fazla bilgi edinmek veya potansiyel olarak harekete geçmek için ne yapmam gerekiyor?
Diyelim ki Gumbus.AI, B Serisinde 40 milyon dolar topladı. Kurumsal müşteriler için size en iyi satıcıyı söylemek için AI kullanan bir şirket. Büyük olasılıkla bir muhabir, bu e-postayı aldığında, onları kimin finanse ettiğini, haberler çıktığında, şirketin ne yaptığını ve neden onlar için önemli olduğunu bilmek ister. İkinci kısım, sadece iyi bir hedeflemeden gelebilir. Onların içeriklerini okumak ve neleri kapsadıklarını anlamak, böylece onlara sevgiyle bir haber olduğunu, burada gerçekleştiğini, haberin şu olduğunu ve konuşulacak kişinin bu olduğunu söyleyen bir e-posta yazabilirsiniz.
Biraz daha basit olabilir. Diyelim ki, çoğunu okuduğunuz bir muhabir ile kahve içmek veya tam olarak ne duymak istediklerini öğrenmek istersiniz. E-postayı kısa ve tatlı hale getirin. Hey denilen şey ile, bir sürü yazınızı okudum, XYZ hakkında yazdığınızı biliyorum, ama bir kahve alıp neye önem verdiğinizi ayrıntılı olarak anlatmak ister misiniz? Ya da belki basit bir “Bu tür bir şeyle ilgileniyor musunuz, yazılarınızı okudum”.
Muhabirlerle ilgili birçok durumda, “Bu hikaye hakkında yazmanı istiyorum” demek tam olarak doğru değil çünkü çoğunlukla bir şeyin hikaye olup olmadığına dair değerlendirmeleri gerçekten sadece bir e-postadan gelmiyor. Yaptığınız şey, onlara bu değerlendirmeyi yapmaları için araçlar vermek ve genellikle bir telefon görüşmesi yapmaları, potansiyel olarak kendilerinin araştırmaları gereken bir hikaye olduğuna dair bir işarettir.
Bir yatırımcıyla yatırım hakkında konuşmaya çalışıyorsanız, kısa e-postanız büyük olasılıkla bir yatırımcı için önemli olan metrikleri içermelidir. Toplam pazar, gelir (hızlı bir e-postayla paylaşmak istemiyorsanız), X zaman miktarındaki büyüme yüzdesi, sizinle ilgili benzersiz şeyler ve en önemlisidir.
Her şeyi dahil etmenize gerek yok, gerekli olanı dahil etmeniz gerekiyor.
Kullanışlı ve kolay olun
Her ne soruyorsanız, onu gerçekten uğraşmak için dünyadaki en kolay şey yapın. Seninle 30 dakika konuşmalarını ister misin? Onlara takviminizin müsaitlik durumunu veya bir Calendly bağlantısını verin, böylece kendileri bir tane seçebilirler. Bir müşteriyle konuşmalarına mı ihtiyacınız var? Söz konusu müşteriye yanıt vermeye ve döngüye girmeye hazır olun ve lütfen tanrım, çabuk yanıt verin. E-postanıza dayalı bir şey hakkında bir hikaye yazmalarını ister misiniz? İhtiyaç duydukları her şeyi (fiyatlandırma, ekran görüntüleri veya resimler, gerçekler ve rakamlar) ekleyin ve bir Google Dokümanında olduğu gibi okumayı son derece kolay hale getirin.
Bir çıkış için yazmak istediğiniz bir hikaye mi arıyorsunuz? Bir anlatıyı, hikayeyi nasıl tamamlayacağınızı ve ne kadar zaman alacağını net bir şekilde gösteren 4 veya 5 maddelik sıkı bir şey yapın ve müsait olduğunuzu açıkça belirtin.
Teklif mi gönderiyorsunuz? Tam olarak ne yapacağınızı, kimin için yaptığınızı, ne kadara mal olacağını ve ne zaman başlayabileceğinizi belirleyin.
İnsanlara bir şeyler yaptırmakta çok iyi olan insanlar bunu kara büyü kullanarak yapmazlar. Bunu, insanlara mümkün olduğu kadar çabuk ve kolay bir karar sunarak, bunu doğrudan kendi çıkarlarıyla uyumlu hale getirerek ve “evet” deme sürecini mümkün olduğunca “hayır” demeyi kolaylaştırarak yaparlar. Ve bir “Hayır’ı kibarca kabul ederler – herhangi bir yanıt genellikle “yine de okuduğunuz için teşekkürlerdir veya uzaktan meydan okuyorsa, benzer şekilde hızlı ve okunması, ele alınması veya reddedilmesi kolaydır.
Pek çok insan, iletişimin temellerini bir monolit olarak ele alır. Her bilgiyi mümkün olduğunca içine sıkıştırmak ve en zorlayıcı şeyler ilgili dilbilime değil, kişinin okuduğu kelimelerin gerçek içeriğine dayandığında “zorlayıcı bir e-posta” olduğuna inandıkları şeyi yazmak istiyorlar.
Gerçeği hayali bir dille gizlemek, görmezden gelinmek için harika bir yoldur. Büyük miktarda metin yazmak, göz ardı edilmek için harika bir yoldur. Yaptığınız her şey, kişinin “hayır, bunu okumuyorum” demesine neden olacak, sizin için faydasız.
Pragmatizm her zaman hedefinizdir. Her zaman. Ve cevap hayır olsa bile, her zaman e-postalarınızın veya mesajlarınızın okunmasını ve yanıtlanmasını istersiniz. Amaç bu değilse, burada ne işiniz var?